Rokiškis Rabinovičius

Po to, kai parašiau apie bardakus, kurie būna su viešaisiais pirkimais, supratau vieną reikalą – atrodo, jog dauguma žmonių netgi nesusimąsto apie tai, kokios yra pirkimų rūšys. O kai nesusimąsto apie ta, ką reikia, tai ir gaunasi, kad prisimąsto visai ko nereikia. Taip paskui ir atsiranda visokios šnekos apie tai, kad reikia planuotis visokius neįmanomus spėjimus.

Todėl gal pradėkime dabar nuo pagrindų, kurie daugeliui žmonių yra tokie intuityvūs, kad apie tai net nesusimąstoma. Pirkimų rūšys yra trys, labai paprastos:

• tokie pirkimai, kur iš anksto viską būsimus pirkimus žinai – ir kada pirksi, ir ką pirksi, ir kokiais kiekiais
• tokie pirkimai, kur išvis iš anksto nieko nežinai – nei kada, nei ką, nei kokiais kiekiais teks pirkti, o sužinai tik kai pirkti prireikia čia ir dabar
• tokie pirkimai, kur dalį informacijos apie būsimus pirkimus žinai iš anksto, o kitą dalį sužinai tik kai jau prireikia pirkti

Gerai, o dabar pereikim detaliau, nes ten slypi visa procesinė logika – ji velniškai svarbi. Ta pati logika, apie kurią dažnai nepagalvoja netgi verslo įmonės, ką jau ten kalbėti apie valdiškas.

Trys pirkimų rūšys

Kaip jau minėjau, pirkimų rūšys yra trys, ir skirstomos jos pagal tai, koks būna išankstinis žinojimas – labai paprastai. Tik gal dėl to paprastumo kartais ir nesusimąstoma, kame yra reikalas.

Žodžiu taip gaunasi, jei kiek smarkiau pirkimus susieji su įvairiais realiais scenarijais:

• Projektiniai pirkimai. Jų esmė yra paprasta: kaip ir visas projektas, jie yra planuojami iš anksto. Projektinės veiklos esmė visada yra tokia: projektas yra sugalvojamas (o ne atsiranda iš šono), suplanuojami darbai ir reikalingi resursai. Ir visa tai perkama. Esminiai projektinių pirkimų požymiai čia tokie:
  • Kadangi viską sugalvojai pats, tai žinai ir ką pirksi, kada pirksi ir kokiais kiekiais pirksi.
  • Kadangi projekto kilmė (sugalvojimas) yra vidiniai, tai ir žinai. Tai reiškia, kad pirkimus pirmiausiai nustato ne išoriniai, o vidiniai organizacijos veiksniai.
  • Kadangi pirkimai yra savo susigalvoti (projektiniai), tai niekas negali sutrukdyti prisigalvoti belenkokių blėnių, ir niekas negali lengvai įrodyti, kad tie blėnys yra blėnys.
• Nuolatiniai pirkimai. Jų esmė irgi yra paprasta: juos nustato kažkuri įprasta organizacijos veikla. Kadangi organizacijos veikla būna ne pati sau skirta, o kažkokių išorinių klientų aptarnavimui, tai planavimas čia pasidaro neaiškus – viskas priklauso nuo tų pačių klientų. Esminiai nuolatinių pirkimų požymiai tokie:
  • Žinai, ką pirksi, bet relaliai reikalingos pirkimų apimtys ir datos būna nelabai aiškios, pagrindžiamos daugiau spėlionėmis, prognozėmis (arba ankstesnio laikotarpio patirtimi).
  • Kadangi pirkimus nustato ne vidiniai, o išoriniai veiksniai, visi pirkimai yra pagrindžiami ne tiek esamais, kiek iš kažkur sugalvotais būsimais poreikiais. Tačiau patys perkami dalykai aiškiai siejasi su organizacijos veikla.
  • Pirkimų reikalingumą gana nesunku bent dalinai patikrinti: bet kokie blėnys nesisieja su realia organizacijos veikla, todėl labai lengvai pasimato.
• Nenumatyti pirkimai. Jų esmė dar paprastesnė: įvyko koks nors dizasteris (ar šiaip koks rimtas įvykis) ir dėl to reikia kažką pirkti, kad tą dizasterį pataisytum. Ir jei nepataisysi, tai bus labai blogai. Planavimas čia išvis neįmanomas:
  • Dizasteris iš anksto yra nenumatomas. Jei jis numatomas – tai jau pagal apibrėžimą nėra nenumatytas pirkimas. Atitinkamai neįmanoma numatyti perkamų dalykų, pirkimo datų ir apimčių. Būdinga, kad pirkimas turi būti itin skubus (jei neskubus – tai jau galima planuotis, o tai reiškia – pagal patį apibrėžimą nėra nenumatytas pirkimas)
  • Pirkimus gali apspręsti tiek vidiniai, tiek išoriniai faktoriai. Gali ir organizacijos viduje kažkas sudegti, o gali ir koks nors išorinis pusprotis ką nors sugriauti.
  • Pirkimų reikalingumą patikrinti galima tik po pirkimo. Jei tik pirkimo reikalingumas tikrinamas prieš pirkimą, yra rizika, kad dizasterio sukeltos pasekmės dėl uždelsimų kardinaliai išaugs, tuo pačiu kardinaliai išaugs ir pirkimo kaina.

Labai svarbu suprasti vieną dalyką: anei jokių pirkimų pobūdis anei niekaip nesisieja su pirkimų sumomis. Projektinio tipo pirkimas gali būti ir kelių šimtų eurų vertės, o paskiri nuolatiniai pirkimai gali sudaryti ir milijonines sumas. Nenumatytų pirkimų dydis išvis savo esme neprognozuojamas. Visi skirtumai yra ne sumose, o tame, iš kur ir kaip tie pirkimai atsiranda.

Sieti pirkimų pobūdį su pirkimų suma – tai yra klaida. Pirkimų logika (o tuo pačiu ir jų tikrinimo logika) išties siejasi ne su pirkimų suma, o su tuo, kaip pirkimas atsiranda – ar jis atsiranda iš savo susigalvojimo, ar iš įprastų kliento poreikių, ar iš nenumatytų įvykių.

Tai tiek apie tas pirkimų rūšis apibendrintai. O dabar dar detaliau apie kiekvieną. Su kiekvienu pateiksiu ir tikrinimų sekas – pirmu numeriu bus esminiai punktai, kur gali slėptis realūs švaistymai, o jau paskutiniai tikrinimai bus tie, kurie gana neesminiai.

Projektiniai pirkimai

Pati projektinių pirkimų esmė – kad vienaip ar kitaip (ne formaliai, o realiai) daromas kažkoks projektas. Projekto esmė – tai, kad jis yra pirmiausiai sugalvojamas, tada suplanuojamas ir jau tada padaromas. Kadangi pats pirkimų poreikis kyla iš to, kad kažkas buvo sugalvota ir susiplanuota, tai akivaizdu, kad tas pirkimų teisingumas yra tiek teisingas, kiek teisingas buvo tas pirminis susigalvojimas.

Galime čia įsivaizduoti paprastai: tarkim, norime susirengti sau gimtadienio šventę. Taigi, susigalvojame, kad reiks torto, keptos avies, visa tai turės būti kokioje nors didelėje salėje ir dar groti turės muzikantai. Na, vat ir viskas. Ir perkame paskui.

Akivaizdus dalykas yra toksai: netgi jei pirkimai buvo absoliučiai švarūs ir gražūs, visas projektas gali būti visikai korupcinis ar banaliai durnas vien dėl to, kad pačioje pradinėje stadijoje buvo prigalvota blėnių. Įrodyti, kad blėnys buvo sugalvoti, ne visada paprasta.

Normaliose įmonėse, kad ir labai neformaliai (kartais netgi darbuotojams apie tai nesusimąstant) turime tikrinimų seką, kuri iš esmės tokia:

1. Tikrinama pirminė projekto idėja ir jos reikalingumas – ar tai nėra paprasčiausios nesąmonės, ar išties to reikia, ar nėra kitų realių poreikių, kurių svarba daug didesnė, bet jiems pinigai nenumatomi. Esminis klausimas – ar išvis projektas reikalingas. Reikalingumas nustatomas pagal tai, ar yra aiškiai ir protingai apibrėžiamas išmatuojamas naudos tikslas.
2. Tikrinamas pats projekto realiazvimo planas – ar nėra variantų, kur alternatyvūs to paties projekto planai būtų smarkiai geresni už tą pačią kainą, ar smarkiai pigesni už tą pačią kokybę/turinį.
3. Tikrinama, ar pirkimai buvo daromi be banalių makliavojimų.

Akivaizdu, kad didžiausios nesąmonės ir pinigų ištaškymai gali būti pirmame punkte – jau pačioje projekto idėjoje, tačiau netgi klaikus pinigų taškymas gali būti atliktas taip, kad patys pirkimai būtų švarūs ir balti, kaip šviežias sniegas.

Kaip pvz., tarkim, kokia nors įstaiga nori nutiesti pėsčiųjų taką nuo taško A iki taško B. Tai vat taip ir tikrinam:

1. Ar tikrai reikia tenai pėsčiųjų tako ir ar nėra ten svarbesnių dalykų? Koks yra šito projekto tikslas? Jei organizacija sako, kad projekto tikslas yra pastatyti pėsčiųjų taką, tai reiškia, kad projekto kūrėjus reikia išmesti iš darbo, nes jokio projekto tikslu negali būti paties projekto realizavimas. Jei projekto realizavimas yra vis kišamas vietoje tikslo – tai reiškia, kad projektas smirda pinigų įsisavinimais. Prasmingas pėsčiųjų tako tikslas – sukurti sąlygas pėstiesiems vaikščioti nuo taško A iki taško B. Ir gali būti, kad jau yra takas nuo taško A iki taško B, bet kažkodėl prireikė dar vieno, vingiuoto tako – vien tam, kad būtų galima įsisavinti pinigus – būtent dėl to projekto realizavimas ir kišamas vietoje tikslo. Prasmingas tikslas – esminis dalykas.
2. Ar tikrai reikia, kad pėsčiųjų takas būtų iš natūralių netašytų lauko akmenų? Akmenimis pėstiesiems vaikščioti yra tiesiog neįmanoma, dviračiu važiuoti – irgi be šansų. Ir tie akmenys kainuoja kokius nors nenormalius pinigus. Kokie yra kitokių realizacijų variantai ir kiek jie geresni ir pigesni? Jei organizacija nesugeba pateikti rišlių argumentų ir pasakoja blėnis apie akmenų atrankas pas ūkininkus bei kokias nors mistinių plytų nematomas savybes, kuriomis tos plytos skiriasi nuo 5 kartus pigesnių – tai irgi yra požymis.
3. Galų gale pats konkursų vykdymas – čia jau jam reikia greičiau paviršinės priežiūros, o ne kažin ko ypatingo.

Bendros grubios taisyklės tokios – durni projektai turi būti atmetami pirmame punkte ir viskas. Projekto reikalingumo įrodymai turi būti ir išoriniai (projektą organizuojančios organizacijos atžvilgiu). Projekto reikalingumo ir realizavimo teisingumo įrodymai, kuriais pasitikėti verta – iš ne tiesioginių, o gretutinių sričių ekspertų. Pvz., jei perkame medicininę įrangą operacinėms (chirurgija), geras argumentas dėl reikalingumo – iš epdemiologų, nes būdami gretutinėse srityse, jie padaro kryžminį įvertinimą. Jei perkame kokios nors pilies atstatymą – geri argumentai tikrinimui gali būti iš archeologų (pirminiame tikrinime) ir konstruktorių (su antriniu tikrinimu).

Vienas iš labai tipiškų požymių, kai jau pirmas tikrinimo kriterijus rodo blogį – kad projektas kurtas pagal paskirtas sumas. Išties projektai turi būti daromi pagal objektyvų poreikį, iš kurio tos sumos išaugtų, o jei iš sumų išauga projektai – tai tikėtina, kad ne poreikis objektyvus, o tiesiog sumos įsisavinamos.

Pirmame tikrinimų etape esminis dėmesys turi būti kreipiamas į pačios idėjos subjektyvų naudingumą (ekspertinis tikrinimas), bendras minimalus kriterijus – „esminių prieštaravimų nėra, atrodo prasmingai“, o antrame etape – į alternatyvius kaštus. Alternatyvūs kaštai dažniausiai neturi būti daugiau kaip keliomis dešimtimis procentų nukrypstantys nuo projektinių – didelis nuokrypis rodo, kad kažkas rezgama. Minimalios kainos kriterijus alternatyviems kaštams visiškai tiesiogiai negali būti taikomas (dėl projektinių skirtumų).

Pasitikrinimui – įsivertinkit Gedimino pilies kalno viršutinės aikštelės statybas. Labai dėmesio vertas atvejis analizei.

Beje, pastebėkim, kad kai čia kalbame apie projektinius, tai ir turime omeny projektinius (savo pirkimų poreikius susikuriančius) pirkimus. Su valdiškais projektų apibrėžimais tai nebūtinai kaip nors koreliuoja: ten projektais vadinama kas papuola, o realūs projektai neretai daromi, vykdant visokius mažos vertės pirkimus.

Nuolatiniai (besikartojantys) pirkimai

Nuolatinių pirkimų atveju visada visada žinome, kad mums kažkada reikės tų ar anų dalykų (prekių ar paslaugų). Tiesiog ne visada tiksliai žinome, kiek ir kada reikės. Kartais galime žinoti netgi kiek ir kada, bet tiesiog iki galo nesame užtikrinti.

Tipiškas variantas buityje – kiaušiniai, miltai, pomidorų padažas, sūris ir dešra. Mes žinome, kad tikrai reiks šitų produktų, bet tas mūsų žinojimas nėra visiškai pilnas. Sakykim, žinome, kad reiks dešros šią savaitę, bet gal reiks ir dviejų. Ir šitą mėnesį gal suvalgysime tris dešras, o gal ir šešias. Ir per artimiausius metus gal suvalgysime 10 kilogramų miltų, o gal ir 20. O gal ir 30. Na, iš kur mes galim žinoti tokiam laikui ir taip toli į priekį?

Dažniausia klaida su tokiais pirkimais – bandymas tiksliai prognozuoti, remiantis praeitimi. Pvz., suvalgėm per pernai metus 30 dešrų, tai reiškia, kad ir šiemet tiek suvalgysim. Bet realybė tokia, kad greičiausiai mums arba bus per mažai tokio kiekio dešrų, arba bus per daug. Nes viskas, ką mes čia galime suprognozuoti – tai išties tėra visiškos fantazijos iš lempos. Gali būti, kad mes 30 dešrų suvalgėme todėl, kad su mumis pernai gyveno dešraėdė bobutė. Ir gali būti, kad ateinančiais metais mes užsiimsim veganiškomis dietomis ir dešras valgysime tik per šventes.

Žodžiu, esmė čia tokia su tikrinimais, ar pirkimai prasmingi:

1. Ar perkamos paslaugos/prekės jau yra naudojamos ir susijusios su mūsų veikla? Jei nesusijusios ir neperkamos – dideli šansai, kad perkama nesąmonė.
2. Kokie yra prekių likučiai ir kaip pagal juos derinami pirkimai? Jei likučiai yra dideli (procentiškai, pvz., 70% nuo metinių sąnaudų), o pirkimas yra vėl planuojamas didelis, tai yra didelė tikimybė, kad tiesiog taškomi pinigai.
3. Ar pirkimai yra daromi dideli, ar maži, ir ar atsiranda specifiniai, kitoms tas prekes perkančioms organizacijoms nebūdingi (kažkuo besiskiriantys) reikalavimai. Jei yra požymių, kad tie pirkimai dideli (perkama kartą per metus) ir reikalavimai turi kažkokių specifikų, nors prekės ir jų pirkimo tikslai įprasti – tai irgi signalas.
4. Pats formalus pirkimų skaidrumas.

Su tokiais pirkimais išties yra žymiai paprasčiau, nei su projektiniais. Egzistuoja tieisog geros praktikos. Tipiška gera praktika – kartą per metus apsiklausti tiekėjus dėl galimų prekių tiekimo, gaunant iš jų atsakymus dėl prekių, tiekimo laikų ir kainų. Ir paskui pirkti kaip norint, svarbu tik kad pagal reitingą darant apklausas: „kas per kiek už kiek?“

Kainos, kurios pasiūlomos pirkimo metu, gali keistis, gali keistis ir gabenimo laikai – svarbu tik kad pirmas pirkimas daromas tiesiog duodant užklausą pirmiems, pvz., trims tiekėjams, o kreipimaisi plečiasi tada, kai buvo kažkokios problemos. Akivaizdus privalumas – kad ir metinio konkurso metu jau ir taip padaroma rimta apklausa, bet paskui ir toliau vykdomos pasikartojančios mažos derybos.

Tokiais atvejais tiekėjas, kuris neįvykdo įsipareigojimo, reitinge krenta apačion, o į viršų pakyla tas, kuris įvykdė. Žodžiu, po kiekvieno pirkimo daromas perrūšiavimas. Gali būti visokių ten susibalansuotų reitingavimų, gali būti schemos su pirkimais „iš pirmo 50%, iš antro 30%, iš trečio 20%, o kiti 10% – padalinami 4 atsitiktiniams likusiems“, ir taip toliau. Geras, daug metų kuriamas ir vystomas tiekėjų reitingavimas būna vienas iš tų gerų know-how, kurį turi didelės ir pelningos įmonės, bet čia būtų ilga didelė tema apie bandomuosius pirkimus, kumuliacinius reitingus ir daug kitų dalykų. Žodžiu, per daug nesigilinkim.

Tarkim, turime atvejį, kai organizacija perka kompiuterius. Na, ir tikrinam:

1. Ar organizacija tikrai naudoja kompiuterius? Jei naudoja, tai gerai. Tarp perkamų kompiuterių – 9 serveriai. Ar jie siejasi su projektiniu pirkimu? Jei ne, tai kodėl čia kaip nuolatinis pirkimas? Ar tai nauja veikla? T.y., projektiniai perkelti į pastovius pirkimus? Aha, tai kokius jūs čia serverius kasdien vis suprogramuojate savo savivaldybės šiukšlių departemente? Neužmirškim, kad ir naujos prekės gali atsirasti, tapdamos nuolatinėmis: pvz., tapšninukai, kad ir neprojektiniai, gali imti rastis, nors pvz., prieš metus jų gal dar nebuvo. Esminis klausimas visais atvejais – prekės kasdieniškumas, įprastumas. Prekės visada turi sietis su organizacijos pagrindinėmis veiklomis. Jei ta organizacija yra pvz., koks Registrų centras – net ir serverių pirkimai nuolatinių pirkimų ribose gali būti visiškai tvarkoje (vien dėl to, kad pusė jų darbo yra tuos serverius ir juose esančius duomenis tvarkyti).
2. Jei jau darote pirkimus, tai kiek tiksliai reiks tų prekių šiemet? Ach, nežinote? Tai labai gerai, taip ir turi būti, kad nežinote. Oh, visgi žinote, nes visada viską žinote, labai skaidrūs esate? Na, gerai, pažiūrėkim, kiek tų prekių liko nuo praeitų metų, ir kiek pernai pritrūko? Ach, pernai nusipirkote dvi tonas popieriaus, o užpernai kiek? Irgi dvi tonas? O kiek sandėlyje dabar? Ach, 17  tonų… Sakote, pas jus konkursai visada gražūs ir skaidrūs, ar ne?
3. Oh, jums reikia ypatingų nešiojamų kompiuterių, nes jums paprasti netinka? Ai, santechnikai dirba su kompiuteriais, lenda į šulinius ir ten žiūri? Na, gerai, gerai, pirkit tuos savo Lenovo, supratom. Ai, ir biuruose tokie patys laptopai? O kodėl? Ach, reikia irgi gerų kompiuterių, ar ne? Dvigubai brangiau už Auss, nes labai specifiniai dokumentai yra įvedinėjami labai specifiniais pirštų paspaudimais? Oh, o kiek kompiuterių nenaudojamų sandėlyje? A, nei vieno… O kada pirkimą darėte paskutinį kartą? A, 50 kompiuterių pernai? O kiek naujų darbuotojų priėmėte? A, 9 žmones prieš pusmetį, dokumentų ruošimui? Su kompiuteriais?
4. Formalus pirkimų skaidrumas šiuo atveju tikrinamas įprastais metodais.

Na, jūs supratote. Esmė yra ta, kad jei pirkimai atspindi realius organizacijos procesus, tai viskas gerai. Jei atsiranda keistos nenumatytos specifikacijos, pertekliniai reikalavimai su keistenybėmis – tai jau požymis, kad galai su galais nesusieina. Ir jei tie galai su galais smarkiai nesusieina, tai jau galima daug ką įtarti.

Netiesioginis gerų pirkimų požymis – kad prekės įprastos, o pirkimai yra vis pasikartojantys, nelabai dideli, vykdomi pvz., pagal esamų prekių likutį, tas likutis kontroliuojamas (žiūrima, kad būtų nei per daug, nei per mažai), pirkimas daromas anksčiau nei prireikė (tam tikras likutis dar yra), bet nedaromas, jei likutis pakankamas. Išties likučio gali ir nebūti (pirkimas pagal poreikį), bet tokiu atveju turi būti užtikrinama, kad tas pirkimas būtų pakankamai greitas, kad tam poreikiui nereiktų kelias dienas be darbo sėdėti, laukiant, kada tas pirkimas įvyks.

Blogi požymiai – kai koks nors kasdienio suvartojimo šlamštas perkamas kartą per metus, o likučių prisikaupę neaišku kiek arba atvirkščiai – prekės tiesiog šiaip nėra ir viskas. Pvz., darbuotojas su kompiuteriu dirbti turintis yra – o vat kompiuterio jam nėra. Ir bus tas kompiuteris tik po trijų mėnesių, kai konkursas tam kompiuteriui baigsis.

Bardakas (netgi toks, kaip „dar nesibaigė konkursas naujų kompų pirkimui, todėl darbuotojai neturi kompų“), beje, gali reikšti kažkur užslėptą korupciją. Kompai gali būti perkami kaip nekasdieniai, o su dideliais konkursais vien tam, kad būtų galima konkursą prasukti – todėl ir sėdi nauji darbuotojai be kompų. Kitaip tariant, per maži likučiai yra toks pat blogas valdymo požymis, kaip ir per dideli.

Dėl kainų – apie 30% didesnė kaina už rinkos kainą valdiškiems pirkimams yra tvarkoje. Vien dėl to, kad už įprastą kainą valdiškoms įstaigoms niekas nieko neparduos, nes iš popierių pildymo tiek vargo, kad geriau jau su tais biurokratais reikalų neturėti. Bet jei kaina nuo rinkai įprastos nukrypsta dvigubai (ypač tai pačiai, to paties gamintojo prekei), tai jau verta susimąstyti.

Tikslios metinės pirkimų prognozės ir metiniai pirkimai savaime turi kelti įtarimus – jei ne dėl pirkėjų korupcijos, tai bent jau dėl jų durnumo.

Nenumatyti (skubūs) pirkimai

Nenumatytų pirkimų esmė – kad įvyko dizasteris ar dar kažkas ir staigiai prireikė. Šitie pirkimai turi kardinalų skirtumą nuo kitų dviejų: kažkokio dalyko prireikia staigiai ir jei to dalyko nepirksi, tai pasekmės bus labai negeros.

Tipiniai variantai: ėmė griūti Gedimino kalnas – reikia staigiai pirkti paslaugas ant viršaus pristatytų nesąmonių nugriovimui. Meteoritas pataikė į ministerijos stogą – reikia vėlgi staigiai tą stogą taisyti. Karas pasidėjo – reikia pirkti ginkluotę.

Nenumatytų pirkimų esmė yra tokia: gali padaryti klaidų, gali nepadaryti, bet geriau jau padaryti klaidų ir nusipirkti per brangiai, ir gal netgi ne tą ko reikia (o tą ko reikia nusipirkti tik iš trečio karto), bet svarbu, kad būtų nusipirkta labai staigiai. Nes jei laikas praeis, bus katastrofa. Gedimino kalnas sugrius, ministeriją kiaurai perlys lietus ir ji sužlugs, nebus ginklų karui – užims šalį priešas ir taip toliau.

Kadangi reikia skubiai, čia netinka anei jokios pirkimų procedūros, kurios leistų daryti konkursus. Kai kuriais atvejais gali reikėti pirkimų čia ir dabar: pvz., jei pastatas dega ir šalia yra privati gaisrinė, tai moki už tą gaisrinę kad ir 10 kartų brangiau, nei kainuoja, bet gesini gaisrą. Netgi visiškai neadekvačiai didelė pirkimo kaina tokiu atveju nėra korupcinio pirkimo požymis.

Dabar kas tikrinama. Tikrinama jau po pirkimo fakto (kadangi yra skuba, pirkimų stabdyti negalima):

1. Ar pirkimo metu tikrai buvo požymių, kad galimi nuostoliai (tiesioginiai ir netiesioginiai) yra kardinaliai didesni už tas išlaidas, kurios buvo padarytos?
2. Ar buvo požymių, kad įvykdyti poirkimai tikrai galėjo sumažinti (nors nebūtinai sumažino) dizasterio pasekmes, t.y., ar tikrai pirkimas buvo dizasterio šalinimui?
3. Ar buvo įmanoma ir ar buvo bandoma ieškoti bent kokių nors alternatyvinių variantų, kurie būtų pigesni?
4. Ar pirkimas buvo ne per daug skubus – pvz., ar nebuvo taip, kad tvarkymo darbai turi prasidėti max po savaitės, bet buvo aišku, kad garantuotai gali išlaukti tris dienas, tačiau pirkimas buvo padarytas per 4 valandas?
5. Ar buvo įmanoma ir ar buvo bandoma minimizuoti pirkimą, skaidant į dvi dalis: skubus incidento šalinimas (skubus pirkimas) ir vėlesnis incidentą sukėlusios problemos šalinimas (įprastas projektinis ar nuolatinis pirkimas)?

Kadangi nenumatyti pirkimai būna nenumatyti, tai ir patikrinti, ir suvaldyti juos gana sunku. Tačiau yra tam tikrų prevencinių metodų: pvz., tam tikrą dalį katastrofų galima numatyti iš anksto, ir dalinai pasiruošti joms. Kaip variantas – sudaryti sutartis su mažais abonentiniais mokesčiais už nieką (išties – ne už nieką, o už pasiruošimą) dėl tam tikrų darbų užsakymo galimybės ypatingos skubos būdu. Sutariamos turi būti tik maksimalios sumos (jei jos 2-3 kartus didesnės už įprastas – nieko tokio), sutariamos garantijos (vykdymo laikai), sutariamos netesybos (kad ir nedidelės) tuo atveju, jei nevykdomas užsakymas už maksimalią sumą (už mažesnę gali būti nevykdomas), o tokiu būdu jau gaunasi ir orientacinės kainos, kiek tie nenumatyti pirkimai gali kainuoti, ir galimybė greitai padaryti apklausą dėl užsakymo.

Vėliau, kai yra tokie susitarimai, patikrinti pirkimą žymiai lengviau – pasimato, kad pvz., buvo 5 kart brangiau sumokėta tiekėjui, su kuriuo nebuvo susitarimų, bet tai įvyko po to, kai keli kiti tiekėjai atsisakė.

Kita vertus, kadangi nenumatyti pirkimai būna nenumatyti, nagrinėti juos reikia post factum. Ir susitaikyti su tuo, kad kainos čia būna daug didesnės, negu įprastais atvejais.

Šiaip, geras požymis, jei organizacijoje yra katastrofų valdymo procedūros, jos susietos su pirkimais ir pirkimai buvo vykdomi pagal vidines katastrofų valdymo procedūras, aktyvizuojant katastrofų valdymo komitetą. Jei to nėra – tada daug blogiau.

Vienas būtinas požymis visiems nenumatytiems pirkimams: jie nėra nei projektiniai, nei nuolatiniai, netgi jei perkami dalykai, kurie buvo numatyti kokiame nors projekte ar užsakomos kokios nors kasdienės prekės. Esmė čia ta, kad pirkimai įvyksta dėl labai aiškaus, dideles bėdas keliančio ir nenumatyto įvykio.

Pabaigai, apibendrinimų

Pabaigai pasikartokim esminius dalykus apie tas pirkimų rūšis:

• Pirkimo suma (kaina) niekaip nenustato, ar pirkimas projektinis, ar kasdienis, ar nenumatytas. Kaina yra indiferentiška.
• Projektinis pirkimas būna sugalvotas organizacijos viduje.
  • Tikrinam paties projekto prasmę (ji turi būti rišli)
  • Alternatyvūs kaštai turi nenukrypti daugiau kaip keliasdešimt procentų
• Kasdienis pirimas būna susijęs su organizacijai įprasta veikla
  • Ar tikrai pirkimas susijęs su kasdienei veiklai naudojamais dalykais?
  • Ar yra valdomi perkamų dalykų likučiai ir ar jie sąmoningi?
  • Ar tai nėra nenormaliai dideli pirkimai? Ar nėra kokių nors specifikų, prikurtų nei į tvorą, nei į mietą?
• Nenumatytus pirkimus tikriname po pirkimo
  • Ar potencialios dizasterio pasekmės buvo smarkiai didesnės už pirkimo kainą?
  • Ar tikrai pirkimas buvo skirtas dizasterio šalinimui?
  • Ar buvo bent kokių nors požymių, kad bandoma buvo ieškoti geresnių variantų?

Žodžiu, tokie bendri kriterijai. Verslo organizacijose šitie dalykai yra tokie įprasti ir taip natūraliai nusistovėję, kad iš esmės niekam nieko apie tai netgi aiškinti nereikia: kažkurios išlaidos nuolatinės, kažkurios projektinės, o kažkurios nenumatytos. Ir tikrini tuos dalykus tiesiog pagal sveiką protą. Taip vat paprastai.