Apie tai, kaip reikia valdyti pirkimus

Susitikau aš prieš keletą dienų su ponia Diana Vilyte – čia po to, kai užvažiavau ant Viešųjų pirkimų tarnybos už kažką. Berods už tai, kad kelionės dabar perkamos, renkantis kokius nors bilietus pagal tiekėjo gaunamą maržą, o ir už kitus dalykus. Taip jau būna – aš pirma užvažiuoju, o paskui tada kiti aiškinasi ir stengiasi man papasakoti. Nes taip jau ir turi būti.

Niekada nebūna paprastų lengvų sprendimų, nors ir atrodo, kad viskas lengva. Bet visus sunkumus įmanoma įveikti. Išvažiuoji pasivažinėti dviračiu – pasirodo, kad yra kliūtys. Bet vat tam, kad išvažiuotum dviračiu, reikia bent jau dviratį pasiimti. Ir jei nori valdyti pirkimus, tai reikia turėti bent jau rodiklius. Nes kitaip ir liks kalbos apie tai, kad viskas labai sudėtinga.

Gerai, čia jums buvo įžanga. O dabar apie tai, kas buvo realiai susitikime – ir kas gero, ir kas blogo. Aš jums to gal taip paprastai neatskleisiu išsyk, todėl turėsite perskaityti nemažai teksto. Kad nebūtų mažai. Ir vėlgi tai nebus saldus tekstas tiems, kas užsiima viešaisiais pirkimais. Nes pas mus valstybėje su tuo problemos didelės ir tvarkyti viską reikia kardinaliai. Čia jau atleiskit, bet tai mano pinigai, nes visi valstybės pinigai yra manęs pinigai. Ir aš čia priekabus.

Jei rimčiau, tai duosiu truputį per daug, kaip vienam straipsniui. Pradedant pirkimų procesine sąveika ir baigiant kontrolės matricomis. Bet kas susigaudo pirkimų organizavime, susigaudys. Paskui, jei norėsis, padetalizuosim dar.

Bet kuriuo atveju, generalinis principas visuose pirkimuose turi būti vienas: mes turime žinoti, kad perkame tai, ko reikia. Tai turi būti pagrindžiama ir aišku.

Žodžiu, kai jau buvo tas susitikimas, tai Diana Vilytė (ji yra VPT vadovė) pasakė man, kad išlindo iš rūsių, į bene penktą (tiksliai neatsimenu) aukštą, kad su manimi susitikti galėtų. Čia todėl, kad aš anąsyk parašiau kažką apie kokius tai rūsius – tiesa, neatsimenu ką, nes kai mane užgriebia grafomanijos priepuolis, aš tiesiog nesivaldau. Diana sakė, kad išties jie ten ne rūsiuose sėdi. Ir dar pasakė, kad norėjo man į akis pažiūrėti, kai taip užvarvolinau savo straipsnyje ant visų.

Taigi, pažiūrėjo man į akis – nes visiems būna labai smagu žiūrėti man į akis. Na, ir paskui kalbėjomės. Dar turiu pasakyti, kad ir Nerius Jasinavičius iš Commonsense irgi buvo – nes tiesiog taip smagiau. Gal jis irgi parašys.

Šiaip tai man patinka geri žmonės. Patinka, kai žmonės bando kažką gero daryti. Stengiasi, dirba, rūpinasi kažkuo. Tai gerai, nes rūpintis ir stengtis reikia.

Pirmas klausimas: kaip matuojate perkančiųjų pirkimus? Rodikliai yra visiška esmė, tačiau atsakymo kažkaip aš neišgirdau ir neradau. Taip, bendri valstybės pirkimai yra labai įvairūs, tačiau visvien pirkimams egzistuoja pakankamai standartiniai rodikliai, kuriuos naudoti galima. Kaip aš supratau, VPT nevertina perkančiųjų organizacijų pagal rodiklius ir neprašo pirkimo rodiklių iš jų. Bent jau nemačiau to. Na, aišku, mes visada galim rasti kokius nors skaičius, kiek valstybė kiek pirko (bendras biudžeto balansas yra išvis apibendrintas), bet tie skaičiai nerodo gerumo. Tai visgi ne rodikliai, o tik išlaidos.

Rodikliai yra raktinis žodis visur, visiškai visur, kur kalbame apie vadybą: jei yra rodikliai – reiškia jau galim žiūrėti, ką ir kaip gerinti. Jei nėra rodiklių – tai turime chaosą, kurį pirmiausiai reikia kažkaip įvertinti, o kad atsirastų galimybė įvertinti – turi atsirasti apibrėžti procesai.

Spėju, kad Lietuvoje su pirkimų rodikliais viskas yra taip, kaip su rodikliais įprasta išvis daugumoje valdiškų vietų: visos tos perkančios organizacijos neturi jokių ten rodiklių pačios, nes esą palyginti kelis pirkimus tarpusavyje baisiai daug kainuoja ir baisiai daug darbo bus, o be to, tie duomenys kokiu nors būdu yra slapti. Žinoma, kartą per mėnesį kelis skaičiukus parašyti daug daugiau kainuoja, nei ištaškyti vieną-kitą milijoną į kur papuola. Na, žinote tuos biurokratinius makaronus, kurie būna.

Išties visokios įstaigos stengiasi neturėti jokių rodiklių dėl vienos priežasties: kadangi rodikliai yra skaičiai, o skaičiai yra vienareikšmis dalykas, tai su skaičiais nepasiginčysi. Niekas nenori parodyti, kad kokiam nors šlamštui išleidžia vis daugiau pinigų.

Pirkimų rodikliai

Čia kad būtų visiškai aišku, pateikiu pavyzdį rodiklių, kurie susiję su pirkimais ir kuriuos gali matuoti visi, ir versle, ir valdiškose įstaigose, tiesiog visi. Tai tiesiog yra klasikiniai rodikliai, kurie padeda susigaudyti, ar kažkas perkama prasmingai ir gerai:

  • Pirkimų kainos sutaupymo lygis – daromas, matuojant tų pačių prekių (ar tiesioginių kokybinių analogų) pirkimo kainas anksčiau ir dabar.
  • Perkamų prekių kokybės gerinimo lygis – daromas įvairiai, bet tipiniu (abstrahuotu) atveju išvis labai paprastai: ar pas naujai pradėtas už pirkti prekes (paslaugas) yra objektyviai geresnių charakteristikų, kurios gaunamos už tą pačią kainą, kartu neprarandant jokių kitų charakteristikų.
  • Pirkimų proceso gerinimas – ar sumažėjo pirkimų laikai, nuo prekių užsakymo pas pirkimų iniciatorių iki galutinio (neatšaukiamo) kontrakto pasirašymo.
  • Suteikimo (atgabenimo) gerinimas – ar sumažėjo laikai, per kuriuos prekės suteikiamos užsakovui po kontrakto pasirašymo.
  • Perkamų prekių/paslaugų panaudojamumas – dalis prekių/paslaugų, kuri yra aktyviame naudojime (ne sandėlyje). Vienas iš paprastų būdų – pvz., dalis įrangos, kuri buvo nors kartą naudojama paskutinį mėnesį.
  • Perkamų prekių (paslaugų) pateikiamumo lygis – t.y., atvejai, kada reikia prekės, bet jos nėra ir dėl to stringa kiti procesai (nesigauna dirbti, nes tenka laukti pirkimo).
  • Prekių (paslaugų) likučio lygis – t.y., koks perteklius sandėlyje ar koks perteklinis (nereikalingas, nepagrįstas) paslaugų pirkimas.

Visi panašūs rodikliai gali veikti visiškai visose organizacijose (nors vieno-kito daliai gali ir neprireikti – pvz., panaudojamumo) ir jei tik jie yra matuojami (tik ne absurdišku metinio matavimo dažnumu, o normaliai – minimum kas mėnesį), tai atsiranda galimybė realiai įvertinti tai, kas išties su pirkimais vyksta. Kaip pvz., atrasti, kad kokia nors įstaiga turi popieriaus prisipirkusi tiek, kad savo raštus galėtų rašyti dar 20 metų, ir dar toliau vis perkasi, bet neturi netgi taletinio popieriaus, dėl ko darbuotojai į darbą turi savo neštis.

Rodikliai yra būtini – bent jau minimalūs. Ir jau tada, po rodiklių, mes galime pereiti prie tų rodiklių detalizavimo. Ir čia jau atsiminkim tuos tris pirkimų procesus, apie kuriuos aš esu rašęs:

  • Projektiniai pirkimai, kurie tipiškais atvejais būna unikalūs, bet kur visada iš anksto žinome, ką pirksime, kada pirksime ir kokiais kiekiais pirksime
  • Nuolatiniai pirkimai, kurie būna pakankamai įprastiniai, kur žinome ką pirksime, bet nežinome kada tiksliai arba nežinome kokiais kiekiais
  • Nenumatyti pirkimai, kur išvis nežinome, nei ką, nei kada, nei kokiais kiekiais gali tekti pirkti

Jei jau galėtume klasifikuoti pirkimus pagal šiuos tris punktus, tai galima rodiklius taikyti žymiai tikslingiau ir prasmingiau. Pvz.:

  • Perteklinis sandėlio likutis:
    • Susidaręs iš projektinių pirkimų (nepanaudojus) – rodo prastą projektų valdymą
    • Susidaręs iš nuolatinių pirkimų – ok, jei valdomas pagal šviesoforą ir yra prasmingoje geltonoje zonoje (buferis raudonas, žalias ar geltonas – t.y., ar baisiai per daug, ar pavojingai per mažai, ar valdomumo ribose?)
      • beprasmiai zonų lygiai (pvz., geltonos zonos ribos, kurios numato užsipirkimą metams) ar nuolat raudonas/žalias likutis – tai blogai valdomų nuolatinių pirkimų požymiai
    • Susidaręs iš nenumatytų pirkimų – ar buvo numatytas panaudojimas – pvz., kitų nenumatytų pirkimų atvejams, ar nuolatiniams pirkimams padengti?

Kitaip tariant, apibrėždami procesus ir rodiklius, mes galime turėti jau visiškai aiškią ir labai prasmingą vertinimų schemą, kurios dėka pagal turimus skaičius galima būtų įvertinti prasmingai pačius pirkimus, o ne formalią procedūrinę atitiktį.

Procedūrinės atitikties priežiūra organizacijose visada atsiranda tais atvejais, kai nėra ką ir kaip tikrinti ir vertinti. Jei negalim tikrinti prasmingų rodiklių – tai tada tikrinam visokius popierius, ar teisingose vietose parašai sudėti. Ką aš dabar matau, kai susiduriu su įvairiais žmonėmis, turinčiais viešųjų pirkimų patirtis – tai būtent tai, kad jie ne tiek prasmingomis veiklomis užsiima, kiek visokių popieriukų teisingumais rūpinasi.

Būtent tai, kad dabar gaunasi vertinti tik formalias atitiktis, o ne prasmingumus – tai yra didžioji visų viešųjų pirkimų bėda. Ir šiuo metu tai yra tokia bėda, kad atrodo, jog apie tai išvis niekas nieko net negalvoja, o visi senų seniausiai su tuo susitaikė. Man toks įspūdis, kad valstybė pirkimų proceso išvis neturi kaip tokio.

Kas visgi gero su viešaisiais pirkimais?

Dabar apie tai, kas gero. Kažkiek gero. Perspektyvoje. Žinote, kur didžiausios bėdos būna su pirkimais? Ogi su NT, IT ir medicina. Į nekilnojamą turtą sukišami nerealūs pinigai, statomi neretai beprasmiai absurdai ir pinigai tiesiog taškomi. IT projektai daugeliui kaip išvis kažkokie burtai – todėl kas nors ima ir prisiperka kokių nors nesąmonių, prikabina makaronų visiems ir tai sueina, nes visvien niekas nieko nesupranta. Medicina išvis jau tapo legendų sritimi, kur net pasakoti nereikia. Ir, galų gale, gynyba – ten gal ne tiek blogai perkama (nors patys pas save kariškiai kadaise atrado tas auksines šakutes, prieš kurias ir ėmėsi veiksmų) – tiesiog gynyba kai kuriose srityse turi būti slapta, o dėl to ne tik kompetencijų, bet ir kontrolės reikia kitos. Tai kritinis valstybei dalykas.

Praktinė situacija tokia: kadangi didžiulė dalis pirkimų yra klaikiai nekompetentingai daromi, VPT nori sukurti tam tikrus pirkimų kompetencijų centrus. Būtų keturi tokie: IT, statybų, gynybos, medicinos. Šiaip tai atrodo logiškai ir gražiai, nes kompetencijų tenai išties reikia daug daug gilesnių, nei įprasta. Tai atrodo gražiai. Iki vieno klausimo: o ar gali techninė kompetencija užtikrinti gerus pirkimus, jei nėra kontroliuojamas procesas?

Čia žiūrėkim paprastai: jei yra išskiriami pirkimų procesai pagal tai, ar reikia projektinių pirkimų, ar nuolatinių pirkimų, ar nenumatytų pirkimų – tada gerai, mes jau galime panaudoti kompetencijos centrus (pasiklausti iš jų, ko gi išties reikia kažkuriam atvejui). Gautųsi kaip tik tas variantas, kur projektinius ir nenumatytus pirkimus galėtume didele dalimi perkelti į nuolatinius pirkimus (nes paaiškėtų, kad daugelis užsakymų pakankamai tipiniai), o nuolatiniuose pirkimuose mažinti likučius, t.y., gauti sutaupymus bei didinti perkamų prekių/paslaugų kokybę ir pateikiamumą – t.y., gerinti tiekimą. Tai jau yra gerai.

O dabar įsivaizduokime, kad net pačių pirkimo procesų išskirstymo visoje pirkimų kontrolėje nėra. Ir kas tada gaunasi? Kai procesų išskirstymo nėra, visada gaunasi balaganas, tiesiog visada. Nes kai visi užsiima viskuo – tai reiškia, kad tai ne procesas, o tiesiog balaganas.

Jei be procesinio valdymo atsiranda teminiai centrai – tai reiškia, kad gautis turi teminis balaganas – t.y., gal truputį mažesnis, nes išsiskirtų į kelias temas. Žodžiu, būtų keturi mažesni, lengviau valdomi balaganai. Tai yra geriau, negu nieko (nes mažesni balaganai būna kiek lengviau valdomi), bet man klausimas visgi apie procesus ir rodiklius. Kai nėra procesų ir rodiklių, nėra ką matuoti ir tai reiškia, kad nei naudos, nei nenaudos su tais teminiais centrais netgi įvertinti jokiais normaliais būdais (normalūs būdai – tai rodikliai) tiesiog nesigautų.

O dar – Diana Vilytė sakė, kad tas bardakas su maržų vertinimais vietoje galutinių kainų vertinimo visgi kažkaip gal baigsis. Nes na, kaip pasakius – „pabandėm, nesigavo, reikia kitaip kažkaip“. Čia turiu pasakyti, kad gerai, kad mokotės.

Šiaip tai, jei pažvelgsim į gilumines priežastis, tai tų kelionių pirkimo problemos yra aiškios – prie jų išties irgi buvo prieita, kaip prie teminių pirkimų (kaip su tais kompetencijų centrais). Nors realiai kelionės turi pirmiausiai būti skirstomos pagal tai, ar jos yra projektinės (pvz., prieš pusę metų žinom, kur ir kada keliausim kokiu kiekiu), ar nuolatinės (daugmaž galim spėlioti, bet tiksliai sužinom, tik likus mažam laiko tarpui), ar nenumatytos (staigiai prireikė ir viskas). Skirstyti tas keliones irgi reikia su skirtingais vertinimo kriterijais. Ir jei taip būtų – tai pusė bėdų savaime ir išsispręstų.

Ir gero yra dar tas, kad aš matau, kad reikia pokyčių. Realių pokyčių, nes visa viešųjų pirkimų situacija Lietuvoje yra ne tokia, kokios norisi. Pirmas ir vis dar paskutinis klausimas: kur rodikliai?

Dar apie pirkimų skirstymus

Išties pasaulyje yra nusistovėję kiek kiti pirkimų klasifikavimo tipai – pagal tai, kas ir kaip prižiūrima, kas ir kaip valdoma, nes skirtingi dalykai būna perkami skirtingais tikslais. Geras perkamų prekių teminis skirstymas būna daromas pagal tai, kokio pobūdžio procesas tas perkamas prekes naudoja:

  • Žaliavos – paprastai itin didelis klausimas čia būna apie įsigyjamų medžiagų kokybės kontrolę (nes variacijos būna labai didelės), o jei kokybė nevaldoma – pinigai taškomi vėjais
  • Komponentai – iš kurių surenkami įvairūs gaminiai – čia neretai gali būti labai didelės nomenklatūros, didelis kiekis tiekėjų, didelis kiekis skirtingų vartojimo scenarijų, dėl ko sandėlio valdymas tampa pakankamai rimtu reikalu
  • Galutiniai produktai – tie dalykai, kurie nebūna apdirbami, perdirbami, surenkami, o gali būti be didesnių darbų suteikiami galutiniam vartotojui
  • Eksploatacijos medžiagos ir remonto dalys – labai siejasi su kasdienės organizacijos veiklos palaikymu, nors ir nesukuria produkto tiesiogiai
  • Produktų palaikymo produktai – pvz., pakavimo medžiagos – paprastai kainuoja labai menką dalį nuo produkto kainos, tačiau be jų negalima parduoti produkto, negana to, daugeliu atvejų įtakoja produkto kokybę (pasta pakuotė neapsaugo produkto), todėl netgi keleriopai brangesni pirkimai yra pateisinami, jei yra kokybiškų tokio tipo medžiagų trūkumas
  • Paslaugos – pasižymi neapčiuopiamumu ir todėl vertinamos pirmiausiai pagal pateikiamumo lygį (SLA) bei antrinius požymius (organizacijos deklaruojamą poreikį/naudą)
  • Kapitalinė įranga – viskas, kas yra naudojama ilgą laiką (pvz., kelis metus ar daugiau), ypač kai naudojimo paskirtis, einant laikui dar gali ir keistis – įvairūs įrenginiai, brangesni įrankiai, NT, etc.
  • Transportavimas ir trečiosios šalys – specifinės paslaugos, kur veiksmus atlieka kitos įmonės arba veiksmai atliekami kitose teritorijose

Čia, aišku, tik vienas iš skirstymo pavyzdžių, bet jei panagrinėsim ir palyginsim tokio pirkimų skirstymo logiką, pamatysim vieną niuansą: visi šių pirkimų skirtumai yra pagal naudojantį procesą (kaip yra naudojami perkami gaminiai), o ne pagal tai, kokie dalykai yra perkami.

Pvz., kokiai nors hostingo kompanijai kompiuteriai gali būti prie komponentų pirkimo, tuo tarpu kokiai nors prekybos kompanijai – prie galutinių produktų (nes jais prekiaus). O kokiai nors šiaip įmonei tie patys kompiuteriai bus prie kapitalinės įrangos. Pastebėkim, kad taip skirtingai gali išsiskirstyti netgi visiškai vienodi kompiuteriai. Kur pirkimų skirtumas? Ogi nupirktus dalykus naudojančiuose procesuose – kam išties tie kompiuteriai perkami.

Jei pirkimus skirstysim pagal tai, kaip nupirkti dalykai naudojami, kontrolės mechanizmai čia irgi atsirastų efektyvūs. Vėlgi, pjūvių sankirtos, pvz., pagal rodiklius:

  • Kapitalinė įranga (kompiuteriai):
    • Panaudojamumas: kodėl tik 40% per paskutinius 3 metus nupirktų serverių yra naudojama?
    • Pateikiamumas: kodėl atsiradus naujai darbo vietai, kompiuteris tai darbo vietai nuperkamas per du mėnesius?

Aš žinau, kad daugybė valdiškų įstaigų yra gana panašios, bet yra ir skirtingų. Ir skirtingos tuos pačius kompiuterius ar dar kažką pirks skirtingai, nes procesai skirtingi. Bet kai turime skirstymą pagal naudojančius procesus (pati organizacija gali susiskirstyti pagal savo poreikius), tai galime ir kontroliuoti. Kontroliuoti galime pagal pakankamai formalius ir paprastus kriterijus – ir pagal patį pirkimo procesą, ir pagal prekes naudojantį procesą.

Jau paskui vertėtų galvoti apie tai, kaip ten kompetencijų centrai pagerins tuos pirkimus. Jei nėra skirstymo pagal naudojimą, kompetencinis centras vėlgi tik duos kompetencijas nevaldomam balaganui gerinti. Tai, aišku, geriau, negu nieko, bet tai visvien liks nevaldomas balaganas. Turi būti valdomas nebalaganas, kad gerinimas būtų ryškus. Žodžiu, turi atsirasti labai aiškus skirstymas. Aš to nematau.

Aš nežinau, kaip ten su tais skirstymais pas perkančiąsias, bet aš negirdėjau, kad tai būtų tikrinami dalykai. Viešuosiuose pirkimuose paprastai tikrinama būna įsigijimo būdo reikalai, o ne tai, ar prasmingas (t.y., ar kažkuriame procese realiai naudojamas) tas įsigijimas.

Pabaigai – apie galimybes kontroliuoti

Žinote, kur paprastai būna kontrolės problemos? Ogi tame, kad arba yra per mažai taškų kontroliavimui (t.y., gauname nesuvokiamą sudėtingumą ir atrodo, kad įmanoma tikrinti kažką tik per atvejų (case) analizes, arba tų taškų gaunasi per daug, ir tada prisiknisinėjame prie kiekvieno cento ir nevietoje padėto kablelio. Protinga kontrolė – tai turėti kelis pakankamai aiškius pjūvius, per kurių susikirtimus galime gauti aiškius ir paprastus tikrinimo taškus.

Tai yra išties elementarūs audito principai – imi kelis pjūvius, darai kelis patikrinimus ir žiūri, ar kažkas atrodo realistiškai. Jei pjūvių nesusidaro ir vietoje tų pjūvių (matricos) gauni pasakojimus apie tai, kad „mes unikalūs, pas mus specifika“ – reiškia, kad yra balaganas.

Kai tos specifikos nėra, tai viskas gaunasi labai paprasta, paimam porą-trejetą matricų ir galime paukščiukus ar kryžiukus susidėti. Paukščiukai yra, o kryžiukų nėra – reiškia, kad gerai. Vietoje kryžiukų ir paukščiukų galime rašyti ir tikslesnius dalykus, bet esmė yra tiesiog žiūrėti – ar tie skaičiai pagrindžiami.

Get this, pvz., koka nors išgalvota organizacija perka kompiuterius ir Interneto ryšį, ką pasižiūrim iš greitai susigalvotos matricos (beje, pirkimai gali būti tikrinami išsyk pagal kelias lenteles – keliais skirtingais pjūviais):

Atgabenimas Panaudojamumas Pateikiamumas Likutis po mėnesio
Galutiniai produktai (kompiuteriai) 120d. 90% 95% 20%
Eksploatacinės ir dalys 60d. 70% 40% 20%
Kapitalinė įranga (serveriai) 120d. 90% 80% 10%
Paslaugos 60d. 7% 99,95% (SLA) N/A

Ką galima pamatyti iš tokio patikrinimo? Interneto naudoja gal ir normaliai – 7% nuo kanalo pločio, turint omeny, kad per pikus auga kardinaliai – viskas gal ir daugmaž tvarkoje. Bet 99,95% SLA (garantuojamas ne daugiau kaip 20 minučių neveikimas per mėnesį) – tai ar tikrai to reikia? Na, jei tai yra kritinė infrastruktūra (pvz., Registrų centras ar VRK rezultatų skelbimas) – gal. Bet vat 120 dienų tiekimo laikas (po sutarties pasirašymo) – tai yra nenormalu, per tiek laiko kompai kartais sugeba keliom dešimtim procentų atpigti (ir tai gali būti patys žinot, kokio tipo maklių požymis). Ir dar kita vertus, o kodėl jei panaudojamumas pas kažkuriuos kompiuterius yra 90% ir pateikiamumas vos 80%, internetai yra tokie brangūs? Ir dalys – vos 40% pateikiamumas? Ir kaip ten gaunasi, kad 5% darbuotojų sėdi be kompiuterių, nors likutis yra 20%, čia arba galai nesueina, arba buvo problemos su savalaikiu pateikimu, oh, wait, panaudojamumas 90%, o likutis 20%, ar tikrai tiek daug darbuotojų buvo atleista, kad tiek į sandėlį sugrįžo?

Čia aš tiesiog išgalvotą pateikiau matricą, iš lempos, paprastą – tiesiog kad gautųsi principus pagauti, kiek daug galima sužiūrėti, kai tikrinama tai, kas reikia. Ir jei skaičiai geri – tai tada pakanka patikrinti, ar tikrai deklaruojami skaičiai teisingi (laikas nuo laiko tą daro auditas), o jei skaičiai negeri – tada galima ir pasiaiškinti, paklausti.

Beje, čia vat ir pastebėkim vieną dalyką: kai turime vertinimų lentelę, tada jau mums išties atsiranda prasmė turėti pikimų kompetencijos centrus – IT kompetenciją turintys gali tokią įvertinti labai gerai, t.y., gauti realų įrankį. Be tokių vertinimų ta pati IT kompetencija pačius IT pirkimus pagerintų tik nežymiai, o kai kuriais atvejais – tik sukurtų problemų.

Kai yra daug pjūvių, galima netgi ne viską tikrinti, bet esmė, kad pravarai šen bei ten, paklausi šio bei to, gauni atsakymus (t.y., tipinis auditas – atsitiktinai pasirinkti tikrinimo taškai) – ir jau gali turėti realų vaizdą apie tai, kas išties vyksta – nes duomenys apie realybę, pirmiausiai apie tai, ar išvis to pirkimo reikėjo. Ir visi šitie dalykai gali būti daromi tiesiog kaip pačios organizacijos užsipildomi ir pateikiami duomenys. Tie patys duomenys ir pačiai organizacijai gali padėti pasitikrinti, kur pas ją realios problemos ir ko labiausiai reikia.

Pakankamai įprasti viešųjų pirkimų vertinimai Lietuvoje būna tokie: „perkama neaišku kodėl ir neaišku ar išvis to reikia“. Išties viskas turi būti atvirkščiai: turi būti aišku, kad perkama tai, kas reikalinga ir todėl, kad išties reikia. Pirkimų valdymo kompetencijos turi užtikrinti pirmiausiai tokius dalykus – nes kai nežinai ar išvis pirkimo reikia, tai jau jokie popierių užpildymo tikrinimai nepadės.

Kodėl pas mus su valdiškais pirkimais tokių kompetencijų nėra – aš nežinau. Nes šiaip jau pasaulyje į tas pirkimų metodikas kišamos didžiulės lėšos, kad tik gautųsi viskas geriau. Ir juoba valdiškose organizacijose to tikrinimo būtų galima tikėtis. Kažkodėl to nėra. Ir todėl niekas nežino, ar išties kokio nors pirkimo reikėjo, bet popieriai būna užpildyti, o už kokį nors kelių centų nuokrypį gali gauti baisių velnių.

Žodžiu, tiek jums šiandien. O aš jums pažadu, kad imsiuosi tos temos smarkiau, nes iš diskusijų suprantu tai, kad ir verslui, ir tiems, kas dirba su valstybinėmis įstaigomis, ta pirkimų tema yra labai svarbi ir labai skaudi. Taigi, bus daugiau visko – apie metodikas pirkimų valdymui ir gal net (jei prisiruošiu) apie kai kuriuos metodus, kurie leistų vogimus identifikuoti bent minimaliame lygyje. Nes ten kur pirkimai, ten vyksta ir vogimai, o vogimai gi visada tvarkomi paprastu būdu – apibrėžiant procesą, įvedant rodiklius ir žiūrint per juos, kas gi blogai.

Rokiškis Rabinovičius rašo jūsų džiaugsmui

Aš esu jūsų numylėtas ir garbinamas žiurkėnas. Galite mane susirasti ir ant kokio Google Plus, kur aš irgi esu Rokiškis Rabinovičius+.

Dalinkitės visur: Share on Facebook98Share on Google+0Share on LinkedIn0Tweet about this on Twitter

10 thoughts on “Apie tai, kaip reikia valdyti pirkimus

  1. imiz

    Seniai reikia šviežumos pirkimų valdyme ir kontrolėje. Metodinė pagalba ypač laukiama. Ačiū.

    Reply
  2. kitoks

    IT srityje visokie sistemų kūrimo procesų vertinimo modeliai tipo CMM ir pan. atsirado būtent dėl poreikio perkančiosioms organizacijoms kažkaip gebėti objektyviai atsirinkti geriausius tiekėjus. Tik su tais modeliais yra vienas kabliukas: tam, kad organizacija galėtų kompetetingai atsirinkti, ji pati turi turėti ne prastesnį vertinimą negu reikalauja iš tiekėjų. O čia jau turim bėdelę su valdiškomis įstaigomis -- silpnai pas jas su tais procesais ir gebėjimais. Tokie tada ir IT pirkimai gaunasi -- vietoje inžinierinės vadybos, biurokratiniai žaidimėliai su grožio konkursais.

    Reply
    1. Rokiškis Rabinovičius Post author

      Taip, CMM yra labai geras modelis, ypač tas klasikinis, o ne CMMI (pastarasis pasidarė pernelyg kompleksiškas, kad sau jį galėtų taikyti tos pačios mažų levelių organizacijos). Ir svarbiausia, kad giluminė CMM logika yra velniškai gera -- tu gali imti kad ir I ar II levelio tiekėją vietoje IV ar V, bet tiesiog turi žinoti, kad I ar II levelio atveju turėsi daug kontroliuoti, praktiškai pats darydamas darbų skirstymą to tiekėjo darbuotojams. Ten labai gera mintis buvo, kai tą modelį kūrė.

      Reply
  3. Jonas Povilas N

    Yra tokia pirkimo rūšis-projekto konkursas (pavz. geriausios pastato architektūros sprendimo). Manau yra bėda ta,kad VPĮ yra reikalavimas,kad nemažiau trečdalio ( o ne pusė plius vienas) projektų vertinimo komisijos narių turi būti su atitinkama architektūrine kvalifikacija. Tad galutinis sprendimas priklauso ne nuo profesionalų.

    Reply
    1. Rokiškis Rabinovičius Post author

      Šiaip tai gali būti ir nei vieno su kvalifikacija, jei yra užtikrinama, kad komisijų nariai gaus tinkamus mokymus prieš darbą. Kitas dalykas -- kad kai visgi architektūros atveju pas mus išties yra gana maža rinka, garantija dėl komisijose dalyvaujančių narių iš tos rinkos dalyvių kiekio tampa garantija dėl interesų konfliktų.

      Žodžiu, nėra tai taip jau vienareikšmiška.

      Reply
  4. Pjovejas

    Apie NT pirkimus tai man kažkada įstrigo labai iliustratyvus pavyzdys. Laikraštyje rašė kiek kainavo Kauno zoologijos sodo tigro voljero rekonstrukcija… Rezultate ten buvo paprasta medinė pašiūrėlė su stiklo vitrina, kur įėję žmonės galėjo matyti po savo zoną slampinėjantį tigrą. Visa tai kainavo >1 mln tuo metu dar litų… WTF? man dviejų aukštų namą su visom ten santechnikom ir komunikacijom pastatyt kainavo trečdalis tos sumos…
    Čia ne rodikliai, čia ištisinės korupcijos visur ir visada požymis…

    Reply
  5. okeana burbuls

    Na, tai čia jūs ne apie viešus pirkimus parašėt, o apie tai ar tinkamai nustatomas prekių, paslaugų ir darbų poreikis viešosiose įstaigose.
    Viešojo pirkimo įstatymas daugiausiai koncentruojasi į procesą, o ne į turinį. Kaip ir nurodo NAUJO įstatymo 1 straipsnio 1 dalis: „Šio įstatymo tikslas – užtikrinti efektyvių ir skaidrių viešųjų pirkimų ir projekto konkursų atlikimą“. Ir jo paskirtis tokia. Tinkamas procesas.
    Turinys yra perkančiosios organizacijos rankose. Nemanau, kad VPT reikalas yra aiškintis ar perkančiajai reikia pieštukų ir kiek. VPT klausimas yra ar tie pieštukai nupirkti efektyviai. Ir jei buvo nurodyta, kad perkami pieštukai ir buvo nupirkti pieštukai, o ne tušinukai.
    Kas dėl turinio kontrolės yra atsakingas, aš nesu tikras. Tikriausiai valstybės kontrolė, kuri vertina tiek procesą, tiek turinį.
    Pvz. su vietos savivalda. Taryba nusprendžia, kad savivaldybėj reikia kelio. Tai VPT sakys, kad ne nereikia, nes yra kiti keliai? Ne, nesakys. Savivalda iš viso turi teisę priimti jos kompetencijoje esančius sprendimus, o ne kažkas kitas. VPT tik sakys, kad nusipirko per brangiai, neužtikrino konkurencijos (nors čia vėlgi, labiau Konkurencijos tarybos kompetencija).
    Arba su tuo pačiu popierium. Ne VPT kontroliuoja poreikį. Yra kitos institucijos, kuriuos tuo užsiima. Ir tai yra gerai, nes jei VPT turės visas galias, galiausiai pradės aiškint kiek kas gali į tualetą eit. Tad jūsų straipsnis nelabai kabina VPT, o pačių PO vidinius procesus tinkamai nustatant poreikį, kas NĖRA VPT kompetencija.

    Reply
    1. Rokiškis Rabinovičius Post author

      Ponas, jūs sakote, kad procesas, o ne turinys, nes vat pieštukus perka. Taigi, jei perka pieštukus, kai turi tų pieštukų dešimtmečiui į priekį -- reiškia, kad procesas negerai veikia.

      Jūs sakote, kad savivaldybė nusprendžia, kad naujo kelio reikia -- taigi projektinis pirkimas, viskas akivaizdu. Su kuo jūs ginčijatės?

      Ir galų gale, jei organizacija nesugeba nustatyti netgi poreikio, tai reiškia, kad jos vidiniai procesai ir jos kompetencijos neveikia. Ir jei jau VPT gali nustatyti valdymo metodus, tai VPT gali nustatyti tuos metodus taip, kad tai veiktų. Ne VPT tikslas nustatinėti, ar popieriaus reikia, ar nereikia, ir kiek jo reikia. Bet VPT tikslas yra padaryti taip, kad proceai veiktų aiškiai, skaidriai ir pagrindžiamai.

      Esminis procesinio valdymo principas: procesas turi būti organizuotas taip, kad jis nekurtų nenumatytų pasekmių. Jei nenumatytos pasekmės atsiranda, reiškia, kad procesas organizuotas netinkamai.

      Reply
      1. okeana burbuls

        Pone, jūs matote tai ką norite matyti 🙂
        Nesakau, kad biudžetinių įmonių vadyba fantastinė. Taip, ją reikia tobulinti. Bet prie ko čia VPT? Čia ne jos daržas. Jos darbas yra priežiūra ir konsultacijos susiję su tinkamu proceso pagal įstatymą atlikimu ir įgyvendinančių teisės aktų kūrimu. VPĮ nereglamentuoja poreikio nustatymo. Ji tik užsiima tuo, kad nustatytas poreikis būtų tinkamai nupirktas.
        Dabartinėje sistemoje poreikį vertina agentūros, kurios skirsto ES lėšas. Galbūt panaši sistema galėtų būti ir ne iš ES lėšų finansuojamiems projektams. Tačiau savivalda yra atskira sistema, turinti savo autonomiją ir čia centriniams valdžios subjektams kištis, kai perkama iš savivaldos biudžeto lėšų, neišeina, nes tiesiog būtų elementariai pažeistas valdžių atskyrimo principas.
        Ir šiaip, kuo daugiau reguliavimo, tuo viskas išsitempia ir sulėtėja. Šitą iš jūsų išmokau, btw.
        Teoriškai pilietinė visuomenė turėtų kvestionuot. Tam VPT suteikia visus įrankius su ataskaitom, planais ir pan., kur visuomenė susipažinus gali kvestionuot vykdomus pirkimus, jų poreikį ir atitinkamai arba tiesiogiai spaust, arba, kiek pasyviau, per rinkimus.
        Prie ko aš vedu. Matot problemas vadyboj? Puiku. Bet jūs kalbat apie viešųjų pirkimų vadybos procesą, o ne viešųjų pirkimų procesą. Tai du atskiri dalykai ir būtų smagu, kad atitinkamai juos ir vadintumėt.
        Tik primenu, kad sudėt kiaušinius į vieną terbą pavojingą. Tad vadybos procesais turėtų užsiimt kažkas kitas. Valstybės kontrolė užsiima po fakto. Kas galėtų suteikti konsultacijas, aš nežinau. Ūkio ministerija, galbūt.

        Reply
        1. Rokiškis Rabinovičius Post author

          VPT nustato proceso reikalavimus. Ir arba jūs pradedate skaityti tai, kas jums rašoma, arba jūs tai pradedat skaityti. Nes kol kas aš matau, kad jūs man rašinėjat kažkokį projektyvinį briedą apie tai, ką susigalvojate, o ne apie tai, ką perskaitote -- ginčijatės apie bbž ką. Žodžiu, arba nustokit ginčytis su susigalvotais briedais, arba eikit kur nors kitur.

          Reply

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *