Tag Archives: biurokratija

Korupcija

Pačią baisiausią istoriją apie valdiškas įstaigas man prieš kelis metus papasakojo buvęs bendradarbis: jis nuvežė savo ligotą tėvą į Neįgalumo ir darbingumo nustatymo tarnybą. Stovėdamas ilgoje eilėje, išgirdo rėkiančią registratorę – šioji mat buvo nepatenkinta, jog kojos neturintis žmogus, davęs jai pasą, neatvertė jo reikiamame puslapyje. Registratorė sviedė pasą per langelį ant grindų – matyt tam, kad ant ramentų stovintis klientas galėtų pasidžiaugti, keldamas savo dokumentą nuo žemės.

Transparency International skelbia 2009 metų korupcijos suvokimo indeksus. Lietuva – 52 vietoje, tiesiog tragiškai atsilikusi nuo Estijos, kuri – 27-ta. Krizės ištikta Latvija, kuriai neretai net pranašaujamas greitas bankrotas – tik truputį žemiau už mūsų šalį – 56 vietoje. Akivaizdu, korupcija yra ir klesti. Klesti, nepaisant kažkada socdemų vado Kirkilo pažado su ja susidoroti bei vėlesnių jo pareiškimų, esą korupcijos nėra.

Su korupcija susiduriame patys, susiduria mūsų draugai, giminės, pažįstami. Vieni – moka kyšius, kiti – kankinasi, nešiodami visokias pažymas ir metų metais laukdami kokio nors rišlaus atsakymo iš valdininkų. O kiekviena nauja valdžia vis bando tą korupciją sutramdyti, tačiau pastangos – bergždžios. Problema ta, kad korupcija – nebūtinai piniginė: kuo gi skiriasi „pagelbėt už atkatą“ nuo „pagelbėt giminaičiui“? O kuo skiriasi reikalų vilkinimas dėl noro gauti kyšį nuo tokio pat vilkinimo iš paprasčiausio tingumo? Arba tylus kyšio traukimas, siuntinėjant vargšą valstybinės įstaigos klientą kur papuola, nuo tokio paties siuntinėjimo, kylančio iš visiško bardako valstybinėje įstaigoje? Galų gale, kaip kitaip, jei ne korupcija, galim pavadinti daugybės valstybinių įstaigų išsipūtimą iki nesuvokiamų mastų?

Baisu, kad pačių valstybinių įstaigų darbuotojai, apimti korupcijos, patys jos nei nepastebi – jiems atrodo, kad jie gerai dirba visiems reikalingą darbą. Reikalauti 10 pažymų ten, kur pakaktų vienos, tvirtinti kažką 5 kartus, kai galima išsyk nuspręsti, elementariems klausimams užsukti ištisą projektą – tai atrodo natūralu ir įprasta. Bet argi tai ne ta pati korupcija? Specialiųjų tyrimų tarnyba pasakytų, kad ne – mat nėra kyšininkavimo ar kitų nusikaltimų. Tačiau bet kuris sveiko proto žmogus pasakytų, kad taip: tai savų, valdininkiškų interesų tenkinimas, užmirštant apie piliečio, kurį reikia aptarnauti, poreikius.

Laiks nuo laiko teisėsauga pagauna vieną-kitą kyšininką. Tačiau niekas iš esmės nesikeičia. Ir paradoksalu: ten, kur kyšininkavimas veikia efektingai, sistema kartais dirba geriau, nei ten, kur kyšininkavimo nėra: puikus pavyzdys – legenda tapęs Misteris 15 procentų, kuriuo taip džiaugėsi ir Vilniaus verslininkai, ir gyventojai. Akivaizdu: jei kyšininkavimo valdoma įstaiga veikia geriau, nei „švari“, galim kalbėti jau ne apie valdininkų korupciją, o apie sisteminę – visos valstybės korupciją. Tokią, kur įstatymais, ministerijų sprendimais, darbo tvarkomis ir kitomis biurokratinėmis išmonėmis sukuriamos neįveikiamos kliūtys. Ir aišku, esant progai, tos kliūtys puikiai padeda paimti vieną-kitą kyšį.

Kuo didesne biurokratizacija suinteresuotas veik kiekvienas valdininkas: jei reikia ruošti daug pažymų, tvirtinimų, registracijų – sukuriama jo darbo vieta. Jei tvarką supaprastinsi, gali staiga paaiškėti, kad valdininkas nereikalingas. O pats tikriausias įrodymas, kad valdininkas reikalingas – tai tokia paini ir nesuvokiama biurokratinė tvarka, kad be valdininko joje nesusigaudysi. Kiekvienas valdininkų viršininkas irgi suinteresuotas biurokratinę tvarką kuo labiau supainioti – taip jis gaus daugiau pavaldinių, o atitinkamai – bus svarbesnis, gal ir atlyginimą pasididins.

Lietuvoje valdininkų skaičius nuolat auga. Štai 2003 tarnautojų tebuvo 19 tūkstančių. 2007 – jau 25 tūkstančiai. O 2009 – jau virš 30 tūkstančių. Tuo tarpu 1990 jų tebuvo apie 10 tūkstančių. Nuostabu? Pridėkim, kad per tą laiką valstybė atsisakė daugelio savo funkcijų, jas perleisdama privačioms įmonėms – veiklos lyg ir mažiau, bet kažkodėl valdininkų – vis daugiau. Per tuos porą dešimtmečių visur atsirado kompiuteriai, internetas – tai turėtų darbo efektyvumą pagerinti bent porą kartų, tačiau matome, kad valdininkų skaičius neišvengiamai auga. Ir ne tik valdininkų – viešojo sektoriaus (valstybės finansuojamos veiklos) darbuotojų skaičius 2008 sudarė 418 tūkstančių. Maždaug septintadalį Lietuvos. Taip, tai ir gydytojai, ir mokytojai, ir daugybė kitų reikalingų žmonių. Bet juk Lietuvoje tėra 1,1 milijono dirbančiųjų. Tad turime du valstybinius darbuotojus penkiems „paprastiems“ žmonėms.

Pažvelgus į skaičius, valdančiųjų kalbos apie numatomą tarnautojų skaičiaus mažinimą 4 tūkstančiais žmonių, atrodo, kaip vaikiškas lemenimas. Aišku, negalim paneigti, kad žingsnis – teisinga linkme. Tačiau kalbėti verta apie valdininkų skaičiaus sumažinimą bent jau du kartus. Ir apie geroką viešojo sektoriaus darbuotojų mažinimą. Tik ar įstengs tai padaryti valdžia, kuriai prireikė ištisų metų vien tam, kad suprastų, jog reikia mažinti biurokratinius barjerus?

Žinoma, galime pasvajoti apie „sidabrinę kulką“ – anglakalbiai taip vadina priemonę, kuri vienu šūviu išsprendžia visas bėdas. Tačiau kiekvienas, dirbęs vadovu, supranta, kad išties sidabrinės kulkos nėra – jei ji būtų, ji jau seniai būtų atrasta ir panaudota. Tad geriau būtų pažvelgti į problemą iš kitos pusės: kaip mes žiūrime į ją, kaip paprasti klientai? Juk valstybinės institucijos turėtų tenkinti mūsų poreikius, bet kaip užtikrinti, kad valdininkai, tegul ir dirbdami korumpuotoje sistemoje, bus priversti daryti tai, ko mes norime?

Komercinėse įmonėse tam naudojamos pakankamai nesudėtingos kompiuterinės klientų aptarnavimo sistemos: tokia sistema leidžia matyti visas klientų užklausas ir gauti tam tikrą statistiką – kas dirba gerai, o kas dirba blogai, kur užklausų daugiausia, o kur mažiausia. Praktika sako, kad dažnai net neprireikia ieškoti prastai dirbančių darbuotojų: šie neįtikėtinai sparčiai pasitaiso, pamatę, kad klientas gali įvertinti jų veiksmus, o visa darbo eiga lieka įrašyta kompiuterinėje sistemoje. Kažką panašaus daro ir vadinamosios „vieno langelio“ sistemos, kurių mada neseniai užėjo į lietuviškas įstaigas (tiesa, dažnai – daugiau žodžiais, nei darbais).

Būtų nuostabu turėti vieningą visoms valstybinėms įstaigoms anoniminę internetinę skundų sistemą. Tokią, kur kiekvienas galėtų pasiskųsti. Ir kur būtų galima lengvai atrasti valdininkus bei įstaigas, kurių darbu skundžiamasi dažniausiai. Ir kad kiekvienas skundas būtų viešas – matomas visiems. Ir gal net su balsavimo galimybėmis – kad kiekvienas internautas, užėjęs į tokį puslapį, galėtų pabalsuoti, kurį skundą laiko košmariškiausiu. Ir kad kokiai nors įstaigai išsprendus tokį skundą, tik jo kūrėjas, turintis slaptažodį, galėtų patvirtinti, jog problema – sutvarkyta.

Atrodo utopiškai, o gal valdininkai nei nereaguotų? Bet jeigu remdamasi šiais skundais, aukštesnė valdžia imtų daryti sprendimus dėl tam tikrų žmonių ar padalinių optimizacijos, kitaip tariant, dėl etatų mažinimo – nei neabejoju, kad jau po kelių mėnesių daugelis įstaigų imtų dirbti geriau. Gal net ir pačios sugalvotų gerinti savo veiklą bei naikinti biurokratinius absurdus.

Tik vienas menkas kabliukas… Ar jūs tikite, kad per artimiausius dešimtį metų pamatysime kažką panašaus?

Valstybinės įstaigos. Single Point of Failure. Eskalacija (atnaujinta)

Yra vienas dalykas vadyboje, kuris laikomas būtinu, norint bet kurioje įmonėje/įstaigoje pasiekti gerų rezultatų. Būtent nuo jo pradedamas daugumos įmonių pertvarkymas, optimizuojant tų įmonių veiklą. Šis valdymo mechanizmas toks būtinas, kad apie jį daugelis žmonių net nesusimąsto. Ir toks kardinalus, kad prastai veikiančių įmonių vadovai nei už ką nedrįsta jo priimti. Tai toks dalykas, kurį įvedus, įmonės veikla savaime ima gerėti. Ir tai toks dalykas, dėl kurio trūkumo prastai veikia dauguma valstybinių įstaigų.

Taigi, klausimas diskusijai: ką, jūsų manymu, reiktų pakeisti/patobulinti daugumoje valstybinių įstaigų, kad jų darbas imtų sparčiai ir kardinaliai gerėti?

———————–
Kaip ir žadėjau, atnaujinu ir papildau šį straipsniuką. Iš daugelio diskutuotojų tiksliausiai problemą įvardino zvyras  : "kokiose Maximose, kavinėse ar kur, jei esi nepatenkintas darbuotoju, gali labai greitai išspręsti tą klausimą – kvieti administratorių, o jei ir tas nepatinka, spėju, vis tiek įmonė turi kaip ir nori išgirsti tavo priekaištus konkrečiam darbuotojui".

Tai ir yra esminis komercinių ir valstybinių įmonių skirtumas: komercinės įmonės yra suinteresuotos pelno gavimu, bet klientas iš jų gali laisvai pabėgti, jei bus nepatenkintas. Todėl jų akcininkai ir vadovai visais įmanomais būdais stengiasi gauti informaciją apie tai, kad klientas nepatenkintas ar kad nori kažkokių naujų dalykų. Eskalaciniai mechanizmai (būtent taip vadinamas šis dalykas) tokiose įmonėse susidaro natūraliai, o rimtesnės bėdos prasideda tik monopolijų ar labai didelių įmonių atveju.

Valstybinės įmonės/įstaigos dažniausiai nebūna smarkiai suinteresuotos gilintis į klientų problemas – jos tiesiog egzistuoja ir viskas, dažnai net užmiršdamos, kad yra skirtos žmonėms.

Toks veikimas, kai visa įmonė/įstaiga visuose lygiuose stengiasi atitikti kliento poreikius, visais įmanomais būdais besistengdama atitikti klientų norus – ir vadinamas orientacija į klientą. Tarp kitko, vykdant atitikties ISO-9001 standartui auditą, būtent į šį dalyką kreipiamas pats didžiausias dėmesys – neradus pakankamai veiksmingų eskalacijos priemonių, įrodančių, kad orientacija į klientą veikia, įmonė negali tikėtis sertifikato.

Įmonėse, kuriose yra gili stagnacija ir klientų požiūriu, veikla vertinama prastai, visada pasireiškia viena ir ta pati bėda: klientas negali skųstis dėl blogo darbuotojų darbo – visi skundai užstringa žemutiniuose lygmenyse. Blogesniais atvejais (prisiminkim mūsų universitetus) klientas už bandymą skųstis netgi gali būti nubaustas. Todėl pirmas dalykas, dažnai būtinas netgi prieš visus kitus pertvarkymus (viziją, misiją, vertybes, strateginį planavimą, standartų diegimą, procesų aprašymą, etc.) – tai bent minimalus eskalacinių mechanizmų sukūrimas, užtikrinant, kad klientas VISADA galėtų apskųsti bet kurio lygio darbuotojo sprendimus ar darbo kokybę. Būtina, kad atsirastų bent jau neformalios, bet realiai veikiančios priemonės skųstis netinkamai atliktais darbais.

Kaip tai veikia praktikoje – įsivaizduokim, kad ministerijos darbuotojas dirbo blogai. Klientas pasiskundė jo viršininkui, tas ignoravo, klientas pasiskundė aukštesniam viršininkui, paskui dar aukštesniam, o galų gale priėjo iki ministro. Ir atsakingu už sprendimą tampa jau patsai ministras. Kas vyksta? Natūralu: ministras ima svaidytis žaibais ir aiškintis netgi ne tai, kokia problema buvo pas klientą, o tai, kodėl ji išvis nebuvo išspręsta. Rezultatas – mėnesius vilkintas darbas padaromas per dieną (tą puikiai žino visi, kas turi pažinčių valstybinių įstaigų vadovybėje).

Kaip matome, kai eskalacijos mechanizmas veikia, atsiranda užtikrintas ir veiksmingas atgalinis ryšys tarp kliento ir jį aptarnaujančios įstaigos, staigiai priverčiantis įstaigą keistis ir gerinti savo darbą.

Žinoma, galima bijoti, kad ministras tiesiog bus užverstas skundais, tačiau praktika rodo, kad taip neatsitinka: vietoj to įstaiga staigiai, tiesiog neįtikėtinais tempais pagerina savo veiklą, kad tokie skundai iki ministro neprieitų. Labai svarbu kontroliuoti vieną dalyką – kad ministro atribojimas nuo skundų nebūtų sukurtas dirbtinai sukuriant biurokratines kliūtis (kaip yra dabar) – visos galimybės eskalacijai pas klientą turi išlikti, o skundai neprieiti iki ministro tik todėl, kad būtų pilnai patenkinti žemesnėse grandyse. Vienas iš kokybės vadovo tikslų bet kurioje įmonėje – tai užtikrinti, kad tokia eskalacija veikia.

Kaip tai realizuojama praktiškai – aišku, visokių ypatybių labai daug, viskas gerokai priklauso nuo įmonės specifikos. Tačiau bendri bruožai bendri visoms įmonėms.

Kiekvienas darbuotojas privalo klientui pateikti duomenis apie tai, kaip pasiekiamas jo viršininkas ir kiekvienam darbuotojui turi tapti privalomu dalyku perduoti problemą viršininkui, jei pats darbuotojas problemos negali išspręsti ar klientas yra nepatenkintas. Perdavus problemos sprendimą viršininkui, būtent viršininkas turi tapti atsakingas už problemos sprendimą. Visų klientą aptarnaujančių darbuotojų duomenys (vardas, pavardė, kabinetas, telefonas, darbo laikas), kaip ir jų vadovų duomenys turi būti skelbiami be jokių apribojimų. Be apribojimų turi būti skelbiama ir visa įmonės/įstaigos struktūra su visų grandžių vadovų pavardėmis, telefonais, darbo laiku, etc..

Bene optimaliausias efketyvios eskalacijos įgyvendinimas visada siejamas su klientų aptarnavimo padalinio (helpdesk, servicedesk, "vienas langelis") sukūrimu – toks padalinys ne tik nuima nuo kliento popieriukų nešiojimo vargus, bet dar ir pats klientą atstovauja (žinodamas įstaigos vidinę virtuvę, gali tai atlikti daug efektyviau), skundžia prastai dirbančius darbuotojus vadovams ir t.t., kitaip tariant ne tik suteikia priemones eskalacijai, bet ir užtikrina eskalacijos mechanizmo veikimą ir pats už klientą vykdo eskalaciją visais atvejais, kai tik to prireiks (tai vadinama proaktyvine eskalacija). Savaime aišku, gerai dirbantis klientų aptarnavimo padalinys turi gauti kraštutinai dideles teises įmonėje/įstaigoje – įskaitant ir teisę tiesiogiai kreiptis į pačių aukščiausių grandžių vadovus bei kontroliuoti visų grandžių darbuotojų darbą, kiek to reikia klientų aptarnavimo kokybei užtikrinti.

Pastebėkime apie "vieno langelio principą" ir kitą dalyką – net ir įvedus tokį aptarnavimą, klientinio eskalavimo galimybės lieka būtinomis: bet kuris žmogus visvien turi gauti galimybę apskųsti bet kurio darbuotojo, įskaitant ir kliento aptarnavimo padalinį, veiksmus. Ir gauti teisę be problemų prisibelsti iki paties aukščiausiojo vadovo.

Neužmirškime ir dar vieno dalyko – eskalacija skirta ne tik klientams, bet ir darbuotojams – ji irgi turi veikti visuose lygiuose. Tačiau šitai jau būtų tema atskiram straipsniui.

Kaip matome, lyg ir paprasta. Bet tam reikia revoliucijos žmonių (ypač – vadovų) galvose, o įstaigų veikla po tokių pokyčių neretai verstųsi aukštyn kojomis.