Rokiškis Rabinovičius

Aš dažniausiai rašau apie teisingus visokių organizacijų procesus ir tai, kaip su tais teisingais procesais tvarkytis. Bet yra ir neteisingų procesų, su kuriais irgi reikia tvarkytis. Tiktai atvirkščiai – ne gerinant juos, o naikinant. Ko gero sunkiausi iš tų procesų – tai įvairiarūšis vogimas ir stagnacija.

Ne, čia nesusiję, bet šiaip jau panašus procesas. Kai šiukšlės kaupiasi, niekas nesirūpina ir visi sako, kad ne jie kalti, tai galų gale atsiranda kiaulės, kurios iš tų šiukšlių ir gyvena visoje stagnacinėje pelkėje.

Apie kovą su stagnacija jau esu rašęs, šį bei tą apie kovą su vogimu – irgi. Kaip atsiranda vogimas – čia daugelis žino, nors ne visi žino formas (apie tai gal parašysiu dar). O dabar jums bus apie stagnaciją, t.y., tiesiog apie tai, kaip organizacijos pūva iš vidaus.

Įsivaizduokit klasikinę situaciją iš seno vadybinio anekdoto: prireikė įmonei sargo, kad naktimis kažkas nevogtų. Nusisamdė sargą. Tada prireikė tam sargui dar ir būdelę įrengti, atlyginimą paskaičiuoti, budėjimą suderinti, signalizaciją įrengti ir taip toliau. Teko nusamdyti ir apsaugos vadovą. O čia gi reikia dar ir ataskaitas apie apsaugos darbą rašyti bei visokius popierius tvarkyti – teko nusamdyti ir apsaugos administratorę. O kad viskas būtų gerai, tai dar ir apskaitininkę, nes vis skaičiuot kažką reikia, ar kas ko nepavogė. O kad kasdienius reikalus būtų galima tvarkyti – tai ir vadybininką.

Žodžiu, anekdote apsaugos skyrius plėtėsi tol, kol po kelių metų įmonės finansininkas pareikalavo mažinti apsaugos kaštus, nes neadekvačiai išsipūtę. Rezultatas – atleistas sargas ir apsaugos paslaugos outsorcintos išorinei įmonei. Kiti darbuotojai – likę savo vietose, nes už sargą svarbesni.

Dabar, jei manot, kad reale taip nebūna, o čia tik anekdotas – tai labą dieną, galit neskaityt toliau. Nes tai, ką perskaitysite – jums tai nepatiks.

Problema yra ta, kad stagnaciniai procesai yra savaiminiai ir veikia visur. Tai savaiminiai procesai. T.y., jei kitus, naudingus procesus reikia kurti, tai stagnaciniai procesai randasi savaime ir jeigu jų nenuspaudi, tai jie užgožia viską ir laimi. Taigi, esminiai stagnacijos dėsniai, kuriuos reikia įsisavinti kaip aksiomas, jei norisi su tuo kovoti:

• Stagnacija ne tik randasi savaime, bet ji ir savaime auga, visur kur nėra intensyviai naikinama. Jei stagnacija nėra intensyviai ir nuolat naikinama, ji auga ir nugali viską. Ir versle, ir valstybėje. Taip, netgi tokios įmonės, kaip pvz., Pan Am, žlugo dėl stagnacijos.
• Stagnaciniai procesai suėda visus įmanomus resursus, kiek tik yra. Jei yra lėšų – jos iššvaistomos. Jei yra darbuotojų – jie užkraunami visokia muda, mura ir muri. Laikas, reikalingas bet kokiems darbams, ištempiamas iki begalybės, t.y., iki maksimalaus maksimumo. Ir kai visi resursai išnaudojami, jų ima trūkti viskam.
• Stagnacinėse organizacijose visada viskam trūksta visų resursų ir visi nuolat tuo skundžiasi. Trūksta darbuotojų, trūksta lėšų, trūksta patalpų, trūksta įrangos, trūksta visko. Reikia didinti efektyvumą? Tam gi reikia dar daugiau darbuotojų ir papildomo finansavimo!
• Visi stagnaciniai procesai apiforminami taip, kad pateikiami, kaip esą būtini ir reikalingi. Pvz., norite atsidaryti kioską kur nors? Reikia pažymos, kad turite leidimą statyboms, pažymos, kad turite leidimą prekybai, suderinimo su keliomis organizacijomis, pažymos apie tai, kad yra tos pažymos, tada kokio nors svarstymo penkiuose skirtinguose posėdžiuose, įtraukimo į miesto plėtros ir vystymo planą, suderinimo su architektu, o tik tada gausite leidimą statyboms. Pala, bet tam, kad tai padarytumėte, tas leidimas statyboms jau turi būti gautas, ar ne? Bet jį gausite tik jei gausite kitus leidimus.
• Nesvarbu, kaip besipūstų stagnacija, visad bus pateikiamas argumentas, kad negalima atsisakyti kažko, nes tai nustato kokie nors reguliavimai, procedūros, teisės aktai, vidinės ir išorinės tvarkos, o be to, kaip gi bus, jei koksai nors skyrius neužsiims kokia nors padvėsusių kačių apskaita, nes to gi negalima atsisakyti, turi tai kažkas daryti!
• Stagnacinėse organizacijose dirbantys žmonės nuoširdžiai tiki, kad jie yra reikalingi ir dirba naudingą darbą. Ir išties jie stengiasi, kai kurie dirba viršvalandžius. Ir nei už ką nepripažįsta, kad dirba beprasmybę. Nes tiesiog žmonėms sunku pripažinti, kad jų nereikia.
• Stagnacinėse organizacijose visi yra suinteresuoti kuo daugiau rodyti savo apsikrovimą darbais ir savo būtinumą. Nes jei kam nors pasirodys, kad jų nereikia, taigi atleis ir viskas. Todėl kiekvienas darbas turi būti vykdomas maksimalų laiką (kad matytųsi, jog reikia daug dirbti), turi būti maksimalus kiekis tvirtinimų, leidimų ir patikrinimų (kad atsirastų krūva įrodymų dėl svarbos), o galutiniame rezultate 5 minučių darbelis gali būti daromas 5 savaites. Ir tai realiai, o ne šiaip sau.
• Duomenys, procedūros, apskaita – tai stagnacinėse organizacijose egzistuoja formaliu lygiu, kurio laikomasi tiek, kiek reikia dangstymuisi nuo bet kokių reikalavimų dirbti normaliai, tačiau objektyviai tos procedūros stringa visur, apskaita apskaito neaišku ką, o duomenų apie realią situaciją gauti pasidaro neįmanoma. Bendrai imant, tokių organizacijų turimi duomenys rodo neaišku ką ir savo prasmingumu neretai primena funkcijos random() išeigą.
• Jei stagnacija ilgalaikė, reikia įsisavinti paprastą resursų sueikvojimo taisyklę: pagrindinė dalis veiklos tampa stagnacine ir pagal apimtis visa ta muda* pasiskirsto kažkur zonoje tarp paprasto Pareto (80%, silpnas stagnacijos lygmuo) ir kvadratinio Pareto (96%, t.y., 20%*20%). Žodžiu, labai geru atveju turim organizaciją, kuri į užklausas atsako ne tą pačią dieną, o per 5 darbo dienas (minimum, nes toksai maksimalus terminas, o terminai – tai viena iš normatyvų** formų), o antru atveju turim beviltišką variantą, kur gauname išvis neaišku ką.
• Bet kokie protingi bandymai gerinti situaciją stagnacinėje organizacijoje (t.y., bet kurioje, kur stagnacija eikvoja daugiau kaip pusę resursų) paprastai ne tiek gerina situaciją, kiek papildomai eikvoja naudingus resursus, o taip tiktai dar labiau padidina stagnaciją. Taip, paprastai – stagnacijai sueikvoti resursai nepanaudojami gerinimui, o vat naudingi resursai yra sunaudojami naudingų veiklų pertvarkoms taip, kad naudingoms veikloms resursų pritrūktų ir tokiu būdų galima būtų išsireikalauti papildomo finansavimo ir papildomų darbuotojų.
• Dar viena: vadovai užsistagnavusiose organizacijose apsistato durnais padėjėjais, kurie nesudarytų konkurencijos. O šie, savo ruožtu, kuo durneseniais savo padėjėjais. Ir taip toliau. T.y., darbuotojų atranka vyksta pagal tai, kad būtų kuo durnesnis, o jei paklius protingas – jis arba bus užspaustas, arba pašalintas. Ir durniai ima dominuoti.
• Dar kai kas: kadangi už bet kokį sprendimą bet kas gali būti nubaustas, tai bet kas atsisako daryti sprendimus, o atsakomybes perkelia į visur kur įmanoma, ir vis nori, kad už juos spręstų kažkas kitas. O kai stagnacinėje aplinkoje stringa viskas, tai atsakingu geriau nebūti, nes kažko gero pasiekti visvien beveik neįmanoma. O vat viską stabdyti ir nieko negalėti – čia jau visada saugus variantas. Atkreipkit dėmesį į tai, kad kur stagnacija – ten atsakomybės ir įgaliojimai beveik nekoreliuoja.
• Kuo stagnacija didesnė, tuo sunkiau su ja kovoti. Nes esminis stagnacinio proceso tikslas – tai išsilaikyti ir augti. Jei organizacijoje dominuoja stagnaciniai procesai (t.y., jie sunaudoja didesnę dalį resursų), tai šitai reikia suprasti paprastai: organizacija yra orientuota būtent kovai prieš tuos, kas bando ją gerinti ir prieš savo pirminius tikslus. Kitaip tariant, jei įmonė šlavė gatves, o paskui užsistagnavo, tai jos tikslas pasidarė nešluoti gatvių ir pagrindiniai resursai tam nešlavimui ir naudojami – pradedant tuo, kad šluojama ten, kur šiukšlių nėra, šalinamos šiukšlinės, neigiamas prišiukšlinimas ir baigiant netgi atvirais aiškinimais, kad ne jų reikalas šluoti gatves.
• Stagnacinė apinka idealiai tinka korupcijai. Negana to, dažnai tai ne tik persipina, bet ir išvis darosi sunku atsekti, kur nesąmoningai prisidirbęs durnius, o kur durniumi apsimetantis korupcionierius. Čia jau manau, kad suprantate, kad reikia šalinti ir vienus, ir kitus.

Aš čia jums tiesiog bendrai išdėsčiau šiek tiek, greitomis. Gal ir praleidau dar šį bei tą.

Tiesiog paprastai pagalvokit: vat yra kokia tai belenkiek metų egzistuojanti Vilniaus savivaldybė (tiesiog kaip pavyzdys), kurios administracijoje, kaip sako nuogirdos, gana netoli tūkstančio darbuotojų (tikslaus skaičiaus neatsimenu, bet tai išties nėra labai įdomu, jei pvz., bus 500, tai pavyzdžio esmė visvien nepasikeis). Ir tai neskaitant belenkiek visokių išorinių įmonių ir kitų įstaigų, kurios tai savivaldybei priklauso.

O kitos nuogirdos sako, kad visas Teo turi vos porą tūkstančių žmonių. Ir sugeba su tais žmonėmis parduoti paslaugas, įvesti internetus ir telefonus visiems į namus, kabelius per visą Lietuvą nutiesti, internetą paskleisti ir taip toliau.

Tai vat dabar pabandykite palyginti Teo ir Vilniaus savivaldybės administracijos veiklos mastus. Taip protingiau pabandykit įvertinti veiklas, dar ir atsižvelgdami į tai, kad paslaugas gyventojams taigi teikia ne tiek savivaldybė, kiek kitos įmonės, kurioms savivaldybė moka. Aš jums pažadu, kad po gero pasigilinimo į tas veiklas (kurios didesne dalimi išorinės, o ne VMSA viduje vykstančios), jums kils klausimas, ar negali būti taip, kad jei nebūtų dešimtemčius besitęsiančios stagnacijos, tai visam Vilniui valdyti net ir 100 darbuotojų būtų per daug?

Ar norite sprendimo, ką reikia daryti stagnacinėse organizacijose, norint padidinti efektyvumą? Aš, tiesą sakant, jau pateikiau atsakymą, tik netiesiogiai. Bet skaičiais. O taip pat žinau ir tą amžiną prieštaravimą – „o kas dirbs, jei keturis penktadalius (ar net 96%) atleisi?“ Tai vat į tuos pasiskirstymus zonoje tarp Pareto ir kvadratinio Pareto dar kartą pasižiūrėkite ir gausite atsakymą. Paprastą atsakymą: ogi nieko nebus, dirbs viskas kaip dirbę, bile tik darbai būtų aiškiai nustatyti ir rodikliai prasmingi. Tiesiog stagnaciniai procesai bus iškirsti, dėl to darbo greitis belenkiek kartų padidės, o išlaidos belenkiek kartų sumažės. Vat ir viskas.

Ai, o dar, paprastai stagnacinėse organizacijose atrasite vienu kartu visą krūvą mažesniųjų Demingo ligų. Čia tiesiog kad maža nepasirodytų. Ir kad susivoktumėte, kuo tokios organizacijos realiai užsiima – savo pačių problemų auginimu.

———-

* Muda – tai žodis iš japonų kalbos, Lean metodologijoje reiškia švaistymus, dažniausiai per visokį nereikalingą darbą.

** Normatyvai – viena iš Demingo ligų, savo esme tam tikra planinių kvotų (išankstinio resursų paskyrimo ar reikalavimo) rūšis. Esu jau rašęs, kuo tai baigiasi valstybės planavimo mastais.

Rokiškis Rabinovičius rašo jūsų džiaugsmui

Aš esu jūsų numylėtas ir garbinamas žiurkėnas. Mano pagrindinis blogas - Rokiškis Rabinovičius. Galite mane susirasti ir ant kokio Google Plus, kur aš irgi esu Rokiškis Rabinovičius+.

• Web
|
• Twitter
|
• Facebook
|
• Google+
|
• More Posts (1489)